روابط عمومی (Public Relations) در بخش خصوصی نقش حیاتی دارد و به عنوان یک فرآیند ارتباطی استراتژیک ، روابط دوسویه‌ای بین سازمان‌ها و مخاطبانشان ایجاد می‌کند.
روابط عمومی در شرکت های خصوصی با هدف بهبود وجهه و شهرت کسب‌وکارها، از رسانه‌های مختلف و شبکه‌های اجتماعی برای متقاعد کردن مخاطبان و تبدیل آن‌ها به حامیان برند استفاده می‌کند.
حضور روابط عمومی در بخش خصوصی و در عصر فضای مجازی ، نه تنها ضروری بلکه واجب است و روابط عمومی ها باید قادر به تولید پیام‌های مناسب برای مخاطبان، پاسخگویی سریع به ابهامات و نیازهای آن‌ها، ایجاد تماس‌های سریع و بی‌واسطه بین مخاطبان و سطوح مختلف سازمان، و ورود سریع در زمان بحران باشند.همچنین، روابط عمومی ها باید بتوانند از این بستر برای تامین اهداف ترفیعی یا تعالی برند شرکت خود بهره‌برداری کنند.
مهمترین وظیفه و نقش اساسی روابط عمومی، مدیریت ارتباطات راهبردی سازمان ها با ذینفعان است این نقش محوری به عنوان بخشی از وظایف مدیریت سازمان یا شرکت ، عالی‌ترین مهارت و حرفه در دنیای پیچیده امروز به شمار می‌رود .
روابط عمومی موفق در بخش خصوصی بر اساس چندین معیار ارزیابی می‌شود ، به عبارتی آنان باید این ویژگی ها و معیار ها را در برنامه های خود مد نظر داشته باشند . آنان باید تلاش نمایند :
1. تصویر برند: بهبود و تقویت تصویر برند در اذهان عمومی را ایجاد نمایند .
2. دسترسی به مخاطب جدید: رسیدن به مخاطبان جدید و از طریق گسترش پایگاه مشتریان.
3. تقویت روابط: ایجاد و حفظ روابط مستحکم با مشتریان ..
4. افزایش فروش: تاثیر مثبت بر فروش و درآمدزایی.
5. تحقیقات بازار: شناخت دقیق جامعه هدف و نیازهای آن‌ها.
6. انتخاب پلتفرم‌های مناسب: استفاده از کانال‌های ارتباطی موثر برای انتقال پیام.
7. بودجه‌بندی: مدیریت هزینه‌ها و استفاده بهینه از منابع مالی.
8. بررسی اثربخشی: ارزیابی مستمر نتایج و تاثیرگذاری فعالیت‌های روابط عمومی.
این معیارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا استراتژی‌های روابط عمومی خود را بهینه‌سازی کرده و به اهداف تجاری خود دست یابند. همچنین، مهارت‌های فردی مانند توانایی تحلیل و پژوهش، قدرت بیان و نگارش بالا، و صبر و تحمل در راستای اهداف سازمانی از جمله ویژگی‌های کلیدی یک مدیر روابط عمومی موفق در بخش خصوصی به شمار می رود . هستند.
اهداف روابط عمومی در بخش خصوصی متنوع و چندوجهی است و شامل موارد زیر می‌شوند:
1. ایجاد ارتباطات دوسویه: برقراری ارتباط مؤثر بین سازمان و مخاطبان
2. تقویت تصویر برند: بهبود وجهه و شهرت کسب‌وکار.
3. جذب حمایت: متقاعد کردن مخاطبان برای حمایت از برند.
4. افزایش آگاهی: افزایش آشنایی مخاطبین با برند و ایجاد اعتماد.
5. بهره‌وری: افزایش بهره‌وری و کارایی سازمانیک
6. رصد افکار عمومی: نظارت بر نگرش‌ها و بازخوردهای جامعه.
7. ارائه راه‌حل‌های فوری: ارائه پاسخ‌های سریع به مشکلات و معایب سازمان.
8. مدیریت بحران: ورود سریع در زمان بحران و مدیریت آن.
این اهداف به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با استفاده از روابط عمومی متعهد و کارا به عنوان ابزاری سودمند و استراتژیک، به اهداف تجاری خود دست یابند و در عین حال، ارتباط مثبت و پایداری را با مخاطبان خود برقرار کنند.
تهدید‌های روابط عمومی در بخش خصوصی را می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
1. کمبود منابع: محدودیت‌های بودجه‌ای و نیروی انسانی.
2. عدم درک مدیریت: نادیده گرفتن اهمیت روابط عمومی توسط مدیران
3. اعتماد نکردن: کمبود اعتماد به تخصص‌های روابط عمومی
4. بی‌توجهی: عدم حمایت کافی از فعالیت‌های روابط عمومی.
5. تغییرات سریع تکنولوژی: دشواری در به‌روزرسانی با ابزارهای جدید.
6. مدیریت بحران: چالش‌ها در مواجهه با بحران‌ها و مدیریت آن‌ها.
7. اخلاق حرفه‌ای: مسائل اخلاقی مانند دروغ‌پردازی یا بزرگنمایی.
این تهدید‌ها می‌توانند به طور مستقیم بر توانایی روابط عمومی در ایجاد و حفظ یک تصویر مثبت از سازمان تأثیر بگذارند و برای مقابله با این تهدید‌ها، روابط عمومی باید استراتژی‌های مدون و انعطاف‌پذیری داشته باشد تا بتواند به طور مؤثر با چالش‌ها روبرو شود.
فرصت‌های روابط عمومی در بخش خصوصی بسیار گسترده هستند و شامل موارد زیر می‌شوند:
1. مدیریت رسانه و اطلاع‌رسانی: به عنوان سخنگوی دائم سازمان، اطلاع‌رسانی خبری و انعکاس فعالیت‌ها به مردم و سازمان‌های داخلی و خارجی.
2. تولید محتوا: تهیه عکس، فیلم، تیزر، گزارش‌ها و محتوای رایانه‌ای و انعکاس آن‌ها از طریق رسانه‌های گروهی.
3. برپایی نمایشگاه‌ها: طراحی و اجرای فعالیت‌های ارتباطی و تبلیغی و شرکت در نمایشگاه‌های مرتبط.
4. فرصت‌سازی رسانه‌ای: تولید خبر و نگه داشتن ارتباط مستمر بین سازمان و رسانه‌ها.
5. تقویت ارتباطات: برقراری ارتباط مستمر و قوی با صدا و سیما و استفاده از فضاهای رسانه‌ای برای آموزش و اطلاع‌رسانی.
6. استفاده از فضای مجازی: تولید پیام‌های مناسب برای مخاطبان در فضای مجازی و پاسخگویی سریع به نیازهای آنان.
این فرصت‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا از طریق روابط عمومی به عنوان ابزاری استراتژیک، به اهداف تجاری خود دست یابند و در عین حال، ارتباط مثبت و پایداری با مخاطبان خود برقرار کنند. همچنین ، این فرصت‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا وجهه و شهرت خود را بهبود بخشند و به مخاطبان جدید دسترسی پیدا کنند.
مدیران روابط عمومی در بخش خصوصی باید دارای مجموعه‌ای از ویژگی‌های حرفه‌ای و شخصیتی باشند که آن‌ها را در انجام وظایف‌شان موفق می‌سازد. این ویژگی‌ها شامل موارد زیر است:
1. مهارت‌های ارتباطی: توانایی برقراری ارتباط مؤثر نوشتاری و گفتاری.
2. قدرت قضاوت: توانایی اتخاذ تصمیمات صحیح در شرایط بحرانی.
3. خودمختاری: توانایی پیش بردن برنامه‌ها بدون نیاز به راهنمایی دیگران.
4. مهارت‌های فنی: دانش و تخصص در استفاده از ابزارهای کامپیوتری و فناوری اطلاعات.
5. توانایی سخنرانی: قدرت بیان و فن بیان بالا..
6. برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی: توانایی برگزاری کمپین‌های تبلیغاتی و اولویت‌بندی فعالیت‌ها.
7. خلاقیت و ابتکار: توانایی ارائه راه‌حل‌های نوآورانه و کار تیمی.
8. مذاکره: تسلط کامل به فنون مذاکره‌های تجاری.
9. انتقادپذیری: داشتن صراحت لهجه و پذیرش بازخورد.
این ویژگی‌ها به مدیران روابط عمومی کمک می‌کنند تا تصویر مثبتی از سازمان در ذهن مخاطبان ایجاد کنند، روابط مؤثری با رسانه‌ها و مشتریان برقرار سازند و در مدیریت بحران‌ها و توسعه روابط تجاری سازمان نقش مهمی ایفا کنند. همچنین، این مهارت‌ها به آن‌ها امکان می‌دهد تا در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک سازمان نقش مشاوره‌ای داشته باشند و به توسعه و رشد سازمان کمک کنند.
شرکت‌های خصوصی به روابط عمومی (PR) نیاز دارند زیرا این بخش نقش کلیدی در ایجاد و حفظ تصویر مثبتی از سازمان در اذهان عمومی دارد. روابط عمومی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا:
1. افزایش فروش: با جلب اعتماد مشتریان و آسوده کردن خاطر آن‌ها از کیفیت محصولات و خدمات.
2. سخن‌پراکنی: وقتی برند شناخته شده است، مردم به طور طبیعی درباره آن صحبت می‌کنند و این می‌تواند به تبلیغات دهان به دهان منجر شود.
3. اعتمادسازی: کسب‌وکارهایی که دارای روابط عمومی قوی هستند، در جلب اعتماد مشتریان موفق‌تر عمل می‌کنند.
4. ارتباط مؤثر: ایجاد ارتباطات دوسویه بین سازمان و مخاطبان، که به تبادل اطلاعات و درک بهتر نیازها و انتظارات کمک می‌کند
5. مدیریت بحران: روابط عمومی می‌تواند در زمان بحران‌ها به سرعت وارد عمل شود و تصویر سازمان را حفظ کند.
6. تقویت برند: بهبود وجهه و شهرت برند، که می‌تواند به جذب مشتریان جدید و حفظ مشتریان فعلی منجر شود.
به طور خلاصه، روابط عمومی به شرکت‌های خصوصی کمک می‌کند تا با استفاده از ابزارهای ارتباطی مختلف، از جمله رسانه‌های دیجیتال و سنتی، به اهداف تجاری خود دست یابند و در عین حال، ارتباط مثبت و پایداری با مخاطبان خود برقرار کنند.
رضا افخمی
کارشناس روابط عمومی و رسانه
